Déclaration manifestation sportive : à qui la faire, dans quel délai et avec quelles pièces pour votre course à pied

La déclaration d'une manifestation sportive se fait auprès du maire si votre course reste dans une seule commune, auprès du préfet si elle traverse plusieurs communes d'un même département, et auprès du préfet de chaque département traversé au-delà. Pour une course à pied chronométrée avec classement, le dossier part au moins 2 mois avant l'épreuve (3 mois si elle traverse plusieurs départements), après l'avis de la fédération délégataire. Pour une course ou une marche sans chronométrage qui réunit plus de 100 participants, le délai est d'au moins 1 mois. La déclaration se dépose en ligne ou par courrier, avec le cerfa n° 15824*03 ou n° 15825*02.

Cet article s'adresse aux organisateurs de courses sur route et de trails qui préparent leur dossier. Il détaille le régime qui s'applique selon le type d'épreuve, l'autorité à qui écrire, les pièces à joindre et un rétroplanning à partir de la date de la course. Il montre aussi à quel moment de ce calendrier régler l'accord avec le photographe et l'information des coureurs. La liste complète des étapes d'une première édition (bénévoles, buvette, après-course) se trouve dans notre guide pour organiser une course à pied pour une association. Paceshot ne s'occupe ni des démarches, ni des inscriptions, ni du chronométrage : c'est une boutique en ligne pour les photographes de sport, qui vendent leurs photos aux coureurs.

En bref

• Une course à pied sur la voie publique se déclare si elle est chronométrée avec un classement, ou si elle réunit plus de 100 participants sans chronométrage.
• Délais minimaux : 2 mois pour une compétition (3 mois sur plusieurs départements), 1 mois pour une épreuve sans chronométrage.
• Pour une compétition, l'avis de la fédération délégataire se demande avant le dépôt. Sans réponse dans le mois, il est réputé favorable.
• Le règlement de l'épreuve fait partie du dossier : la clause sur les photos doit donc être écrite avant le dépôt, pas la semaine de la course.
• L'attestation d'assurance peut être remise au plus tard 6 jours avant la manifestation.

Déclaration ou autorisation : quel régime pour votre épreuve ?

Une course à pied relève de la déclaration, pas de l'autorisation, dès lors qu'elle ne fait pas participer de véhicules à moteur. Le ministère des Sports rappelle que les manifestations sportives sur la voie publique sont soumises à déclaration et, pour beaucoup d'entre elles, à autorisation préfectorale. Le régime dépend du lieu, de la discipline et de la présence d'un chronométrage. Le tableau ci-dessous reprend les cas qu'un organisateur de course rencontre le plus souvent, d'après la fiche de synthèse des obligations publiée par le ministère et les formulaires cerfa.

Deux autres obligations peuvent s'ajouter. Une manifestation sportive à but lucratif qui peut réunir plus de 1 500 personnes, public et personnel compris, se déclare aussi au maire, entre un an et un mois avant la date. L'assurance, elle, concerne toutes les manifestations : l'organisateur doit couvrir sa responsabilité, celle de ses bénévoles ou salariés et celle des participants.

Ne confondez pas avec la déclaration d'une manifestation non sportive sur la voie publique (défilé, rassemblement), qui se fait, hors Paris, entre 3 et 15 jours francs avant l'événement. Une course relève des règles du code du sport présentées ici. Si vous hésitez entre une course chronométrée et une course sans chrono, notre article sur le chronométrage d'une course à pied vous aide à trancher : le formulaire et le délai en dépendent.

Mairie, préfecture ou ministère : à qui adresser la déclaration ?

L'autorité compétente dépend du nombre de communes et de départements traversés par le parcours. Service Public et le cerfa n° 15824*03 donnent la même répartition :

• Une seule commune : le maire. À Paris, le préfet de police.
• Plusieurs communes d'un même département : le préfet de département.
• De 2 à 19 départements : le préfet de chaque département traversé.
• 20 départements ou plus : le préfet de chaque département traversé et le ministère de l'Intérieur.
• Départ à l'étranger : le préfet du département d'entrée en France, et ceux des autres départements traversés.

Un trail qui part du bourg et passe sur les chemins de la commune voisine relève donc déjà de la préfecture. Tracez le parcours définitif avant de choisir à qui écrire.

En ligne ou par courrier

La déclaration peut se faire en ligne, sur le service « Déclaration et demande d'autorisation de manifestations » du ministère chargé des sports, accessible depuis la fiche Service Public. Elle peut aussi partir par courrier, avec le cerfa n° 15824*03 pour une compétition ou le cerfa n° 15825*02 pour une épreuve sans chronométrage. Les deux formulaires concernent les manifestations non motorisées hors cyclisme. L'ancien cerfa n° 13447*03, daté de 2013, reste téléchargeable mais ne figure plus dans la liste des formulaires du ministère des Sports : utilisez les deux formulaires ci-dessus.

Avant la déclaration : l'avis de la fédération délégataire

Pour une course chronométrée sur la voie publique, la déclaration doit être précédée de l'avis de la fédération délégataire : pour la course à pied, la Fédération française d'athlétisme, par sa ligue ou son comité départemental. Service Public liste le contenu de la demande :

• le parcours précis, sur un plan détaillé ;
• la date et les horaires ;
• le nombre estimé de participants ;
• les mesures de sécurité prévues : balisage, signaleurs, secours ;
• le règlement de l'épreuve.

La fédération rend un avis argumenté dans le mois qui suit la réception de la demande, au regard de ses règles techniques et de sécurité. Elle peut approuver le projet ou demander des modifications. Sans réponse dans ce délai, l'avis est réputé favorable. Dans ce cas, le cerfa demande de joindre la preuve de l'envoi de votre demande par lettre recommandée avec accusé de réception : envoyez-la donc en recommandé.

Le cerfa prévoit deux dispenses : les organisateurs membres de la fédération délégataire dont la course est inscrite au calendrier de cette fédération, et les fédérations agréées, leurs organes régionaux ou départementaux et leurs membres quand une convention existe dans la discipline. Si votre club est affilié et que la course figure au calendrier, renseignez-vous auprès de votre comité.

En pratique, la demande d'avis part environ un mois avant la date limite de dépôt de la déclaration, soit 3 mois avant la course pour une épreuve dans un seul département.

Les pièces à joindre au dossier

Le cerfa n° 15824*03 décrit l'organisateur, le coordonnateur sécurité, la manifestation (intitulé, lieu, dates et horaires, discipline, nombre maximal de participants, véhicules d'accompagnement, spectateurs attendus) et le dispositif de sécurité. Il liste ensuite les pièces à joindre :

• les modalités d'organisation, avec le programme, en précisant si le départ et la circulation des participants sont groupés ;
• le règlement de la manifestation, conforme aux règles techniques et de sécurité de la fédération délégataire ;
• l'avis de la fédération, ou la preuve de sa saisine ;
• la liste des signaleurs ;
• pour chaque parcours, un itinéraire détaillé avec le plan et la liste des voies empruntées, les points de rassemblement ou de contrôle, la plage horaire de passage estimée et l'emplacement de chaque signaleur ;
• un tableau des voies empruntées avec le régime de circulation demandé et le créneau horaire pour chacune ;
• l'attestation d'assurance, ou une déclaration sur l'honneur s'engageant à la fournir au plus tard 6 jours avant la manifestation.

Le régime de circulation demandé

Le formulaire propose quatre régimes : usage exclusif temporaire de la chaussée, usage privatif de la chaussée, priorité de passage, ou strict respect du code de la route. Si vous en demandez plusieurs selon les portions du parcours, le tableau des voies devient obligatoire. Le ministère rappelle que les signaleurs ne sont nécessaires qu'à partir du moment où la priorité de passage est accordée à la course.

Ce que vous signez sur l'honneur

En signant le cerfa, l'organisateur s'engage notamment à :

• prendre en charge les frais du service d'ordre et des secours, et réparer les dommages causés à la voie publique ;
• avoir demandé les arrêtés de circulation et de stationnement aux maires des communes traversées et au conseil départemental ;
• engager des signaleurs majeurs, titulaires d'un permis de conduire valide le jour de la course ;
• vérifier l'aptitude physique des participants et, pour les mineurs, une autorisation écrite des parents ou une licence ;
• annuler la manifestation en cas de conditions météorologiques défavorables.

Le formulaire demande aussi le nombre de véhicules d'organisation, auto ou moto. Si votre photographe suit la tête de course à moto ou en voiture, prévoyez-le dans ce décompte et dans le dispositif de sécurité.

Le rétroplanning de votre déclaration

Le cerfa n° 15824*03 contient un tableau des délais, du dépôt du dossier à l'attestation d'assurance. Le voici sous forme de rétroplanning pour une course chronométrée dans un seul département, avec les étapes liées aux photos, qui ne sont pas des obligations administratives mais dépendent du même calendrier :

Pour une épreuve sans chronométrage, le dépôt se fait au moins 1 mois avant la course et sans avis de la fédération. Le cerfa précise qu'une attestation d'assurance annuelle est acceptée si elle mentionne les références du code du sport et le type d'événements couverts. Les délais pèsent aussi sur votre trésorerie : notre article sur le budget d'organisation d'une course à pied détaille les postes à prévoir dès le dépôt du dossier.

Où placer l'accord avec le photographe et l'information des coureurs

Le règlement fait partie des pièces envoyées à la fédération puis à la mairie ou à la préfecture. La présence d'un photographe et la vente des photos se règlent donc avant le dépôt, pour que la clause figure dans la version du règlement jointe au dossier.

Avant le dépôt : l'accord et la clause du règlement

Choisissez avec le photographe le modèle de rémunération : forfait payé par l'organisateur, rémunération sur les ventes aux coureurs, ou formule mixte. Les trois modèles entre organisateur et photographe sont présentés sur notre page dédiée, et l'article sur le tarif d'un photographe d'événement sportif les compare. L'accord écrit précise ensuite les droits d'utilisation des photos par l'organisation, le délai de mise en ligne et le relais du lien : le contrat entre l'organisateur et son photographe propose une trame de clauses. Notre page sur la préparation avant la course décrit ce que le photographe attend de l'organisateur à ce stade.

Dans le règlement, une clause indique qu'un photographe sera présent, que les photos seront mises en vente sur sa galerie et comment demander le retrait d'une photo. Service Public rappelle qu'une personne peut s'opposer à la diffusion d'une image où elle est reconnaissable. L'accord n'est pas nécessaire pour la photo d'une manifestation publique si la personne n'y apparaît pas isolément, or une photo vendue à l'unité montre souvent un coureur seul. Faites relire la clause par un juriste : cet article n'est pas un avis juridique.

À l'ouverture des inscriptions

Le bulletin d'inscription reprend l'information en une phrase et, si vous transmettez des données au photographe (classement, e-mail), le dit clairement. Si le photographe propose la recherche par selfie, le coureur donne son consentement au moment de la recherche et le selfie n'est pas conservé : la page recherche par dossard et par selfie explique ce fonctionnement, et notre article sur la reconnaissance faciale et les photos de course en détaille le cadre.

Les dernières semaines

Quand votre photographe vend ses photos sur Paceshot, il peut programmer la mise en ligne de la galerie à l'heure choisie. Tant qu'elle est vide, les coureurs peuvent laisser leur e-mail pour être prévenus de son ouverture. Il peut aussi créer un lien court vers la galerie, qui compte ses clics, à mettre dans l'e-mail des dernières informations ou sur l'affiche d'arrivée. Il peut enfin vous ouvrir un espace de partage pour les organisateurs, où vous récupérez en ZIP les photos sans filigrane qu'il partage avec vous et une réserve de photos HD offertes à distribuer en codes. C'est le photographe qui ouvre sa boutique et crée cet espace ; ce qui est compris dans chaque formule figure sur la page tarifs.

Questions fréquentes

Quel est le délai pour déclarer une course à pied ?

Au moins 2 mois avant la course pour une épreuve chronométrée avec classement, 3 mois si elle traverse plusieurs départements, et au moins 1 mois pour une course ou une marche sans chronométrage de plus de 100 participants. Pour une compétition, comptez en plus le mois dont dispose la fédération pour rendre son avis.

Peut-on déclarer une manifestation sportive en ligne ?

Oui. Le ministère chargé des sports propose un service en ligne de déclaration et de demande d'autorisation des manifestations, accessible depuis la fiche Service Public. Le dépôt par courrier reste possible avec le cerfa n° 15824*03 ou n° 15825*02.

Que faire si la fédération ne répond pas à la demande d'avis ?

Sans réponse dans le mois qui suit la réception de votre demande, l'avis est réputé favorable. Joignez alors à votre déclaration la preuve de l'envoi de la demande par lettre recommandée avec accusé de réception.

Paceshot peut-il s'occuper de la déclaration de ma course ?

Non. Paceshot est une boutique en ligne pour les photographes de sport : recherche des photos par dossard, par selfie ou par heure de passage, vente et livraison des photos aux coureurs. Les démarches administratives, les inscriptions et le chronométrage restent de votre ressort et de celui de vos prestataires.

Ce qu'il faut retenir

• Le régime dépend du format : déclaration pour une course à pied, autorisation pour les épreuves motorisées, avis de la fédération en plus pour une compétition.
• Le parcours détermine l'autorité : maire pour une seule commune, préfet au-delà, préfet de chaque département traversé sur plusieurs départements.
• Déposez au moins 2 mois avant une compétition (3 mois sur plusieurs départements) et 1 mois avant une épreuve sans chronométrage.
• Les attestations de secours, la liste des signaleurs et les arrêtés de circulation suivent 3 semaines avant, l'attestation d'assurance 6 jours avant au plus tard.
• Le règlement fait partie du dossier : réglez l'accord avec le photographe et la clause photos avant le dépôt.

Votre dossier est en préparation ? Montrez à votre photographe l'espace de partage pour les organisateurs et la page recherche par dossard, selfie et heure de passage, choisissez ensemble l'un des modèles de rémunération, puis consultez la page tarifs.

Sources

• Organisation d'une course à pied ou d'une marche sur la voie publique, Service Public (vérifié le 22 novembre 2024)
• Organiser une manifestation sportive, ministère des Sports (fiche de synthèse des obligations, fiches techniques et formulaires cerfa)
• Cerfa n° 15824*03 : déclaration des manifestations sportives (hors cyclisme) sur la voie publique, avec chronométrage ou classement
• Cerfa n° 15825*02 : déclaration des manifestations sportives (hors cyclisme) sur la voie publique, sans chronométrage
• Organisation de manifestations, défilés ou rassemblements sur la voie publique, Service Public (vérifié le 3 septembre 2024)
• Droit à l'image et respect de la vie privée, Service Public